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機密文書処理ジェスコの業務概要

文書保管サービス

長期保管の必要な文書、データ、帳票など重要書類の保管から機密消滅・リサイクルまでの一貫したシステムです。

日本品質保証機構(JQA)の保管センター安全対策適合認定

日本品質保証機構(JQA)の保管センター安全対策適合認定

保管

お預かりした重要書類は保存箱単位で厳重な管理のもと保管します。保管センターでは、コンピュータで入出庫、在庫、保存期限を管理し、重要書類が必要な時は閲覧していただくか、保存箱単位でお届けします。

機密消滅・リサイクル

保存期限の1ヶ月前にご確認いただいた重要書類は期限切れ後当社セキュリティセンターに移送し、分別した後、機密を消滅します。機密消滅後の古紙は、全量、製紙会社でリサイクルします。

北陸初のセキュリティ機能を有する専用保管センター

  • 施設概要 所在地/富山県射水市流通センター青井谷
    総面積/140坪
    最大収容箱数/12,000ケース
    標準箱サイズ/W330×D430×H310(mm)
    保管ラック/電動移動式
  • 指紋照合 保管庫へつながる電気錠のドアは、指紋照合ができないと開きません。
  • センサー式の検知機 保管庫の各所には温・湿度の変化や漏水などの検知機が設置してあり、
    異常を早期に感知し、警報を発します。
  • 温度/湿度の管理 保管してある書類や媒体の劣化を防ぐため、
    温度/湿度を調整しています。

文書保管メニューの内容

保管前の準備
  • 保管ご希望のお客さまは、収納ラックのスペースを有効に利用して頂くため、ジェスコ指定の段ボール製保存箱を購入してください。なお、お客さまの保存箱をそのまま使って頂くこともできます。
  • 指定ボックスは、幅方向にA4バインダーが、奥行き方向にB4バインダーが収まるサイズになっています 。
  • 指定ボックスに番号を付け、同じ保存期限の文書ファイルを入れてください 。
  • 指定ボックス番号毎の文書ファイルリストは、お客さまの方で作成し管理してください。なお、オプションとして、文書管理の無料相談やシステム・データ入力のメニューを準備しています 。
保管センターへの搬入
  • お客さまの指定日に、回収専用車が事業所にうかがいますので、保存箱を回収専用車付近までお持ちください 。
  • 回収した保存箱をジェスコ保管センターに搬入し、移動式ラックの所定のアドレスに収納し保管を開始します。保管センターは、日本品質保証機構(JQA)の保管センタ安全対策適合認定を受けています。
保管期間中
  • ジェスコ保管センターでは、保存箱毎に入出庫・在庫記録、保存期限等をパソコンで管理します。
  • 保管中の文書ファイルは、9時から17時の間であればジェスコ保管センターの閲覧室で自由に閲覧できます。
  • 文書ファイルが必要だが閲覧が無理であれば、当日16時までにジェスコ保管センターに配送依頼のご連絡をください。翌日の午前中に保存箱ごとお届けします。
  • 保管に関わる料金は、お客さまと相談のうえ決定させて頂いた頻度で指定日に請求します。
  • 保存期限の切れる月の前月末になったら、期間延長もしくは機密消滅・リサイクルのいずれかを選択して頂く確認書をお客さまに送付します。
保管終了後
  • 返送された確認書をもとに、期間延長もしくは機密消滅・リサイクルの手続きを行います。
  • 機密消滅・リサイクルは、ドイツ工業規格(DIN)情報担体処理基準で高水準の安全度を証明された機密消滅機を用い、保存期限終了後1カ月以内に行います。
  • 処理完了後に証明書を送付し、古紙は製紙会社で全量リサイクルします。

データ・セキュリティ&リサイクルシステム1.回収2.回送・運搬3.機密消滅4.リサイクル5.製品化
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